La Microsoft Office-suite havas specialan programon por krei datumbazon kaj labori kun ili - Aliro. Tamen multaj uzantoj preferas uzi pli konatan aplikon por ĉi tiuj celoj - Excel. Oni devas rimarki, ke ĉi tiu programo havas ĉiujn ilojn por krei kompletan datumbazon (DB). Ni eksciu kiel fari ĉi tion.
Krea procezo
La Excel-datumbazo estas strukturita aro de informoj distribuitaj tra la kolumnoj kaj vicoj de folio.
Laŭ speciala terminaro nombras vicojn de datumbazoj "rekordoj". Ĉiu eniro enhavas informojn pri individua objekto.
Oni nomas kolumnojn "kampoj". Ĉiu kampo enhavas apartan parametron por ĉiuj registroj.
Tio estas, la kadro de iu datumbazo en Excel estas regula tablo.
Kreado de tablo
Do unue ni devas krei tablon.
- Ni enmetas la rubrikojn de la kampoj (kolumnoj) de la datumbazo.
- Plenigu la nomon de la registroj (vicoj) de la datumbazo.
- Ni procedas al plenigo de la datumbazo.
- Post kiam la datumbazo plenigas, ni formatas la informojn laŭ nia bontrovo (tiparo, limoj, plenigo, elekto, teksta loko rilate al la ĉelo, ktp.).
Ĉi tio kompletigas la kreadon de la datumbazkadro.
Leciono: Kiel fari tablon en Excel
Asignante datumbazajn atributojn
Por ke Excel rimarku la tablon ne nur kiel gamo da ĉeloj, sed prefere kiel datumbazo, necesas atribui la taŭgajn atributojn.
- Iru al la langeto "Datumoj".
- Elektu la tutan gamon de la tablo. Dekstra alklako. En la kunteksta menuo alklaku la butonon "Asignu nomon ...".
- En la grafikaĵo "Nomo" indiku la nomon, kiun ni volas nomi la datumbazon. Antaŭkondiĉo estas, ke la nomo devas komenci per litero, kaj ne devas esti spacoj. En la grafikaĵo "Gamo" vi povas ŝanĝi la adreson de la tabela areo, sed se vi elektas ĝin ĝuste, tiam vi ne bezonas ŝanĝi ion ajn ĉi tie. Vi povas laŭvole specifi noton en aparta kampo, sed ĉi tiu parametro estas laŭvola. Post kiam ĉiuj ŝanĝoj estas faritaj, alklaku la butonon "Bone".
- Alklaku la butonon Konservi en la supra parto de la fenestro aŭ tajpu la klavan ŝparvojon Ctrl + S, por savi la datumbazon sur la malmola disko aŭ forpreneblaj rimedoj konektitaj al la komputilo.
Ni povas diri, ke poste ni jam havas pretan datumbazon. Vi povas labori kun ĝi en la stato, kiel ĝi estas prezentita nun, sed multaj ŝancoj estos limigitaj. Sube ni diskutos pri kiel pli funkcianta la datumbazo.
Ordigi kaj filtri
Labori kun datumbazoj, antaŭ ĉio, disponigas la eblon organizi, selekti kaj ordigi registrojn. Konektu ĉi tiujn funkciojn al nia datumbazo.
- Ni elektas la informojn de la kampo, per kiu ni organizos. Alklaku la butonon "Ordigi" situanta sur la rubando en la langeto "Datumoj" en la ilobreto Ordigi kaj Filtrigi.
Ordigo povas efektivigi laŭ preskaŭ ajna parametro:
- alfabeta nomo;
- Dato
- nombro ktp.
- En la sekva fenestro, kiu aperos, la demando estos ĉu uzi nur la elektitan areon por ordigi aŭ aŭtomate vastigi ĝin. Elektu aŭtomatan vastiĝon kaj alklaku la butonon "Ordigado ...".
- La fenestra ordigo de ordoj malfermiĝas. En la kampo Ordigi laŭ precizigu la nomon de la kampo tra kiu ĝi estos kondukita.
- En la kampo "Ordigi" indikas ekzakte kiel ĝi realiĝos. Por DB plej bone estas elekti parametron "Valoroj".
- En la kampo "Ordono" indiku en kiu ordo efektivigos la ordigo. Por malsamaj specoj de informoj, malsamaj valoroj estas montritaj en ĉi tiu fenestro. Ekzemple, por tekstaj datumoj - ĉi tio estos la valoro "De A ĝis Z" aŭ "De Z ĝis A", kaj por nombra - "Ascendanta" aŭ "Malkreskanta".
- Gravas certigi, ke ĉirkaŭ la valoro "Miaj datumoj enhavas titolojn" estis kontrolmarko. Se ne, tiam vi devas meti ĝin.
Enirinte ĉiujn necesajn parametrojn, alklaku la butonon "Bone".
Post tio, la informoj en la datumbazo estos ordigitaj laŭ la specifitaj agordoj. Ĉi-kaze ni ordigas laŭ la nomoj de la dungitoj de la entrepreno.
- Unu el la plej konvenaj iloj kiam vi laboras en Excel-datumbazo estas aŭtomata filtrilo. Ni elektas la tutan gamon de la datumbazo en la agordoj Ordigi kaj Filtrigi alklaku la butonon "Filtrilo".
- Kiel vi povas vidi, post tio en la ĉeloj kun la kampo nomoj pictogramoj aperis en la formo de inversigitaj trianguloj. Ni alklakas la ikonon de la kolumno, kies valoron ni filtros. En la fenestro, kiu malfermiĝas, malmarku la valorojn, per kiuj ni volas kaŝi registrojn. Post kiam la elekto estas farita, alklaku la butonon "Bone".
Kiel vi povas vidi, post tio, la vicoj enhavantaj la valorojn, de kiuj ni neelektitaj, estis kaŝitaj de la tablo.
- Por redoni ĉiujn datumojn al la ekrano, ni alklakas la ikonon de la kolumno filtrita, kaj en la fenestro malfermiĝanta, kontrolu la skatolojn kontraŭ ĉiuj eroj. Tiam alklaku la butonon "Bone".
- Por tute forigi la filtrilon, alklaku la butonon "Filtrilo" sur la bendo.
Leciono: Ordigu kaj filtru datumojn en Excel
Serĉo
Se ekzistas granda datumbazo, estas oportune serĉi ĝin per speciala ilo.
- Por fari tion, iru al la langeto "Hejmo" kaj sur la rubando en la ilobreto "Redaktado" alklaku la butonon Trovu kaj Resaltu.
- Malfermiĝas fenestro, en kiu vi volas specifi la deziratan valoron. Post tio, alklaku la butonon "Trovu sekvan" aŭ Trovu Ĉion.
- En la unua kazo, la unua ĉelo en kiu estas difinita valoro fariĝas aktiva.
En la dua kazo, la tuta listo de ĉeloj enhavantaj ĉi tiun valoron malfermiĝas.
Leciono: Kiel fari serĉon en Excel
Senigi areojn
Kiam kreas datumbazon, estas oportune ripari ĉelojn kun la nomoj de registroj kaj kampoj. Kiam vi laboras kun granda datumbazo - tio simple estas necesa kondiĉo. Alie, vi devas senĉese pasigi tempon movante tra la folio por vidi, kiu vico aŭ kolumno respondas al certa valoro.
- Elektu la ĉelon, la areon supre kaj maldekstre de kiu vi volas ripari. Ĝi situos tuj sub la kaplinio kaj dekstre de la nomoj de la enskriboj.
- Estante en la langeto "Rigardi" alklaku la butonon "Ŝlosilaj areoj"situanta en la ilo-grupo "Fenestro". En la falmenova listo, elektu la valoron "Ŝlosilaj areoj".
Nun la nomoj de kampoj kaj registroj ĉiam estos antaŭ viaj okuloj, negrave kiom malproksime vi rulos la datumfolion.
Leciono: Kiel pinĉi areon en Excel
Falsa Listo
Por iuj kampoj de la tablo, estos plej bone organizi falmenuran liston tiel, ke uzantoj, aldoninte novajn registrojn, povas specifi nur iujn parametrojn. Ĉi tio rilatas, ekzemple, pri kampo "Paŭlo". Ja estas nur du ebloj: vira kaj ina.
- Krei aldonan liston. Plej konvene estos meti ĝin sur alian folion. En ĝi ni indikas la liston de valoroj, kiuj aperos en la falmenova listo.
- Elektu ĉi tiun liston kaj alklaku ĝin per la dekstra musbutono. En la menuo, kiu aperas, elektu "Asignu nomon ...".
- Fenestro jam konata al ni malfermiĝas. En la responda kampo, ni donas nomon al nia gamo, laŭ la kondiĉoj menciitaj supre.
- Ni revenas al la folio kun la datumbazo. Elektu la gamon, al kiu estos lanĉita la listo. Iru al la langeto "Datumoj". Alklaku la butonon Datum-Verifadosituanta sur la rubando en la ilobreto "Labori kun datumoj".
- La fenestro por kontrolado de videblaj valoroj malfermiĝas. En la kampo "Datumtipo" metu la ŝaltilon en pozicion Listo. En la kampo "Fonto" agordi la signon "=" kaj tuj post ĝi, sen spaco, skribu la nomon de la menuo, kiun ni donis al li iom pli alte. Post tio, alklaku la butonon "Bone".
Nun, kiam vi provas enigi datumojn en la gamon, kie la limigo estis aranĝita, aperas listo, en kiu vi povas elekti inter klare agorditaj valoroj.
Se vi provas skribi arbitrajn signojn en ĉi tiuj ĉeloj, erara mesaĝo aperos. Vi devos reiri kaj fari ĝustan eniron.
Leciono: Kiel fari liston en Excel
Kompreneble, Excel estas malsupera en siaj kapabloj al specialigitaj programoj por krei datumbazojn. Ĝi tamen havas ilojn, kiuj plejofte kontentigos la bezonojn de uzantoj, kiuj volas krei datumbazon. Konsiderante, ke la funkcioj de Excel, kompare kun specialaj aplikoj, estas konataj de ordinaraj uzantoj multe pli bone, tiurilate, la disvolviĝo de Microsoft havas eĉ iujn avantaĝojn.
