Reduktante dosieron grandeco en Microsoft Excel

Kiam vi laboras en Excel, iuj tabloj estas sufiĉe imponaj. Ĉi tio kondukas al la fakto, ke la grandeco de la dokumento pliiĝas, atingante kelkfoje eĉ dekduon da megabajtoj aŭ pli. Pliigi la pezon de Excel laborlibro ne nur kondukas al pliigo de la spaco, kiun ĝi okupas sur la malmola disko, sed, pli grave, al malrapidiĝo de la rapideco de diversaj agoj kaj procezoj en ĝi. Simple metu, kiam vi laboras kun tia dokumento, Excel komencas malrapidiĝi. Tial gravas la afero pri optimumigo kaj redukto de la grandeco de tiaj libroj. Ni vidu kiel redukti la dosieron grandeco en Excel.

Proceduro pri Redukto de Grandaj Libroj

Vi devas optimumigi superplenan dosieron samtempe en pluraj direktoj. Multaj uzantoj ne scias, sed ofte Excel-libro-laboro enhavas multajn nenecesajn informojn. Kiam dosiero estas malgranda, neniu atentas ĝin, sed se la dokumento fariĝis ŝvela, vi devas optimumigi ĝin laŭ ĉiuj eblaj parametroj.

Metodo 1: reduktu la funkciadon

La funkcianta teritorio estas la areo, en kiu Excel memoras la agojn. Kiam raportas dokumenton, la programo nombras ĉiujn ĉelojn en la laborejo. Sed ĝi ne ĉiam respondas al la gamo en kiu la uzanto vere funkcias. Ekzemple, hazarde metita spaco multe sube de la tablo vastigos la grandecon de la laborista gamo ĝis la elemento, kie estas ĉi tiu spaco. Rezultas, ke Excel ĉiufoje raportos procezon de malplenaj ĉeloj. Ni vidu kiel solvi ĉi tiun problemon uzante ekzemplon de specifa tablo.

1. Unue, rigardu ĝian pezon antaŭ optimumigo por kompari, kio estos post la proceduro. Ĉi tio eblas per movo al la langeto Dosiero. Iru al la sekcio "Detaloj". En la dekstra parto de la fenestro, kiu malfermiĝas, la ĉefaj ecoj de la libro estas indikitaj. La unua ero de propraĵoj estas la grandeco de la dokumento. Kiel vi povas vidi, en nia kazo ĝi estas 56,5 kilobajtoj.



2. Antaŭ ĉio, vi devas ekscii kiom diferencas la reala laboranta areo de la folio de tiu, kiun la uzanto vere bezonas. Ĉi tio estas sufiĉe simpla. Ni eniras ĉian ĉelon de la tablo kaj tajpas ŝlosilan kombinaĵon Ktrl + Fino. Excel tuj moviĝas al la lasta ĉelo, kiun la programo konsideras la fina elemento de la laborejo. Kiel vi povas vidi, en nia aparta kazo, ĉi tiu estas linio 913383. Konsiderante ke la tabelo efektive okupas nur la unuajn ses vicojn, ni povas konstati, ke 913377 linioj estas fakte senutila ŝarĝo, kiu ne nur pliigas la dosieron-grandon, sed, ĉar la konstanta rekalkulado de la tuta gamo laŭ la programo dum plenumado de iu ago, malrapidigas la laboron sur la dokumento.

   

   Kompreneble, vere, tia granda interspaco inter la efektiva laboranta gamo kaj tiu, kiun Excel okupas por ĝi, estas sufiĉe malofta, kaj ni prenis tiom da linioj por klareco. Kvankam, foje estas eĉ kazoj, kiam la labora areo estas la tuta areo de la folio.

3. Por solvi ĉi tiun problemon, vi devas forigi ĉiujn liniojn, de la unua malplena ĝis la fino de la folio. Por fari tion, elektu la unuan ĉelon, kiu troviĝas tuj sub la tablo, kaj tajpu la ŝlosilan kombinaĵon Ctrl + Shift + Suben Sago.



4. Kiel vi povas vidi, poste ĉiuj elementoj de la unua kolumno estis elektitaj, komencante de la specifita ĉelo ĝis la fino de la tablo. Tiam alklaku la enhavon per la dekstra musbutono. En la kunteksta menuo, kiu malfermiĝas, elektu Forigi.

   

   Multaj uzantoj provas forigi alklakante la butonon. Forigi sur la klavaro, sed ĝi ne pravas. Ĉi tiu ago malplenigas la enhavon de la ĉeloj, sed mem ne forigas ilin. Tial, en nia kazo, ĝi ne helpos.

5. Post kiam ni elektis la eron "Forigi ..." en la kunteksta menuo, malgranda fenestro por forigi ĉelojn malfermiĝas. Ni metis la ŝaltilon en sian pozicion "Linio" kaj alklaku la butonon "Bone".



6. Ĉiuj vicoj de la elektita gamo estas forigitaj. Certigu, ke vi re-konservu la libron alklakante la disketan ikonon en la supra maldekstra angulo de la fenestro.



7. Nun ni vidu, kiel tio helpis nin. Elektu iun ajn ĉelon en la tablo kaj tajpu ŝparvojon Ktrl + Fino. Kiel vi povas vidi, Excel elektis la lastan ĉelon de la tablo, kio signifas, ke nun ĝi estas la lasta elemento de la laborejo de la folio.



8. Nun transiru al la sekcio "Detaloj" langetoj Dosieropor ekscii kiom reduktiĝis la pezo de nia dokumento. Kiel vi povas vidi, ĝi nun estas 32,5 KB. Memoru, ke antaŭ la optimumiga proceduro, ĝia grandeco estis 56,5 Kb. Tiel, ĝi estis malpliigita de pli ol 1,7 fojoj. Sed ĉi-kaze la ĉefa atingo estas eĉ ne malpliigi la pezon de la dosiero, sed ke la programo nun liberiĝas de rekalkuli la efektive neuzatan intervalon, kio signife pliigos la rapidecon de pretigo de la dokumento.

Se la libro havas plurajn foliojn, kun kiuj vi laboras, vi devas efektivigi similan proceduron kun ĉiu el ili. Ĉi tio plue reduktos la grandecon de la dokumento.

Metodo 2: Forigi Super Formato

Alia grava faktoro, kiu malfaciligas Excel-dokumenton, estas tro-formatado. Ĉi tio eble inkluzivas uzon de diversaj specoj de tiparoj, limoj, nombraj formatoj, sed unue temas pri kompletigo de ĉeloj kun malsamaj koloroj. Do antaŭ aldone formatigi la dosieron, vi devas pensi dufoje, ĉu ĝi certe valoras ĝin aŭ ĉu vi povas facile fari ĉi tiun proceduron.

Ĉi tio validas precipe por libroj enhavantaj grandan kvanton da informoj, kiuj per si mem jam havas konsiderindan grandecon. Aldoni formatadon al libro povas pliigi sian pezon eĉ plurfoje. Tial vi devas elekti mezan teron inter la videbleco de la prezentado de informoj en la dokumento kaj la dosiera grandeco, apliki formatadon nur tie, kie ĝi vere bezonas.

Alia faktoro asociita kun pezformato estas, ke iuj uzantoj preferas plenigi ĉelojn. Tio estas, ili formatas ne nur la tablon mem, sed ankaŭ la gamon, kiu estas sub ĝi, foje eĉ ĝis la fino de la folio, kun la atendo, ke kiam novaj vicoj estas aldonitaj al la tablo, ne necesos denove formatigi ilin ĉiufoje.

Sed oni ne scias precize kiam novaj linioj estos aldonitaj kaj kiom da aldonitaj, kaj kun tia antaŭparola formatado vi plialtigos la dosieron nun, kio ankaŭ negative influos la rapidon de laboro kun ĉi tiu dokumento. Sekve, se vi aplikis formatadon al malplenaj ĉeloj ne inkluzivitaj en la tabelo, tiam ĝi devas esti forigita.

1. Unue vi devas elekti ĉiujn ĉelojn, kiuj troviĝas sub la intervalo kun la datumoj. Por fari tion, alklaku la numeron de la unua malplena linio en la vertikala koordinata panelo. La tuta linio estas reliefigita. Post tio, ni uzas la jam konatan komplikan klavkombinon Ctrl + Shift + Suben Sago.



2. Post tio, la tuta gamo de vicoj sub la parto de la tablo plenigita kun datumoj estos emfazita. Estante en la langeto "Hejmo" alklaku la ikonon "Klara"situanta sur la rubando en la ilobreto "Redaktado". Malgranda menuo malfermiĝas. Elektu pozicion en ĝi "Klaraj Formatoj".



3. Post ĉi tiu ago, formatado estos forigita en ĉiuj ĉeloj de la elektita gamo.



4. Sammaniere vi povas forigi nenecesan formatadon en la tabelo mem. Por fari tion, elektu individuajn ĉelojn aŭ gamon, laŭ kiu ni konsideras formatadon minimume utilan, alklaku la butonon "Klara" en la rubando kaj el la listo, elektu "Klaraj Formatoj".



5. Kiel vi povas vidi, formatado en la elektita gamo de la tablo estas tute forigita.



6. Post tio, ni redonas al ĉi tiu gamo kelkajn formatajn elementojn, kiujn ni konsideras taŭgaj: limoj, nombraj formatoj, ktp.

La supraj paŝoj helpos signife redukti la grandecon de la Excel-libro de laboro kaj rapidigi la laboron en ĝi. Sed pli bone estas komence uzi formatadon nur tie, kie ĝi vere taŭgas kaj necesas ol pasigi tempon poste pri optimumigo de la dokumento.

Leciono: formatado de tabloj en Excel

Metodo 3: forigi ligojn

Iuj dokumentoj havas tre grandan numeron de ligoj de kie la valoroj estas eltiritaj. Ĉi tio ankaŭ povas serioze bremsi la rapidecon de laboro en ili. Eksteraj ligoj al aliaj libroj speciale influas ĉi tiun spektaklon, kvankam internaj ligoj ankaŭ negative influas agadon. Se la fonto de kie la ligilo prenas la informojn ne estas konstante ĝisdatigita, tio estas senco anstataŭigi la ligajn adresojn en la ĉeloj per ordinaraj valoroj. Ĉi tio povas pliigi la rapidon de laborado kun dokumento. Vi povas vidi, ĉu la ligilo aŭ valoro estas en specifa ĉelo en la formula stango post elekto de la elemento.

1. Elektu la areon en kiu la ligoj estas enhavitaj. Estante en la langeto "Hejmo"alklaku la butonon Kopii kiu situas sur la rubando en la agordogrupo Klapeto.

   

   Alternative, post reliefigado de gamo, vi povas uzi kombinon de ŝlosiloj Ctrl + C

2. Post kiam la datumoj estas kopiitaj, ni ne forigas la selektadon el la areo, sed alklakas ĝin per la dekstra musbutono. La kunteksta menuo estas lanĉita. En ĝi en la bloko Enmetu Eblojn bezonas alklaki la ikonon "Valoroj". Ĝi havas la formon de ikono kun la nombroj montritaj.



3. Post tio, ĉiuj ligoj en la elektita areo estos anstataŭigitaj per statistikaj valoroj.

Sed memoru, ke ĉi tiu Excel-libro-optimumiga opcio ne ĉiam akcepteblas. Ĝi povas esti uzata nur kiam la datumoj de la originala fonto ne estas dinamikaj, tio estas, ke ili ne ŝanĝiĝos kun la tempo.

Metodo 4: formatoŝanĝoj

Alia maniero signife redukti dosieron grandeco estas ŝanĝi ĝian formaton. Ĉi tiu metodo probable helpas pli ol iu ajn alia por kunpremi la libron, kvankam la ĉi-supraj ebloj ankaŭ estu uzataj kombine.

En Excel estas pluraj "denaskaj" dosierformatoj - xls, xlsx, xlsm, xlsb. La formato xls estis baza etendaĵo por la programaj versioj Excel 2003 kaj antaŭaj. Ĝi estas jam malaktuala, sed tamen multaj uzantoj daŭre aplikas ĝin. Krome, estas tempoj kiam vi devas reveni al labori kun malnovaj dosieroj kreitaj antaŭ multaj jaroj, kiam ne ekzistis modernaj formatoj. Sen mencii la fakton, ke multaj triaj programoj, kiuj ne scias kiel prilabori postajn versiojn de Excel-dokumentoj, funkcias per libroj kun ĉi tiu etendo.

Oni devas rimarki, ke libro kun la xls-etendo estas multe pli granda ol ĝia moderna analogo al la formato xlsx, kiun Excel nuntempe uzas kiel ĉefa. Unue, tio estas pro tio, ke xlsx-dosieroj fakte estas kunpremitaj arkivoj. Sekve, se vi uzas la xls-etendon, sed volas malpliigi la pezon de la libro, vi povas fari tion simple re-konservante ĝin en formato xlsx.

1. Por konverti dokumenton de formato xls al formato xlsx, iru al la langeto Dosiero.



2. En la fenestro, kiu malfermiĝas, tuj atentu la sekcion "Detaloj", kie estas indikite, ke la dokumento nuntempe pezas 40 Kbytes. Tuj poste alklaku la nomon "Konservi kiel ...".



3. La sava fenestro malfermiĝas. Se vi deziras, vi povas ŝanĝi al nova dosierujo en ĝi, sed por plej multaj uzantoj estas pli oportune stoki la novan dokumenton en la sama loko kiel la fonto. La nomo de la libro, se vi volas, povas esti ŝanĝita en la kampo "Dosiernomo", kvankam ĝi ne necesas. La plej grava en ĉi tiu proceduro estas agordi en la kampo Dosiera Tipo valoro "Excel workbook (.xlsx)". Post tio, vi povas premi la butonon "Bone" ĉe la fundo de la fenestro.



4. Post kiam la ŝparado estas farita, ni iru al la sekcio "Detaloj" langetoj Dosieropor vidi kiom da pezo malpliiĝis. Kiel vi povas vidi, ĝi nun estas 13,5 KB kontraŭ 40 KB antaŭ la konverta proceduro. Tio estas, nur konservi ĝin en moderna formato ebligis kunpremi la libron preskaŭ trifoje.

Krome en Excel ekzistas alia moderna formato xlsb aŭ binara libro. En ĝi, la dokumento estas konservita en duuma kodado. Ĉi tiuj dosieroj pezas eĉ malpli ol libroj en formato xlsx. Krome la lingvo en kiu ili estas skribitaj estas plej proksima al Excel. Tial ĝi funkcias kun tiaj libroj pli rapide ol kun iu alia etendaĵo. Samtempe, la libro de la specifita formato rilate al funkcieco kaj eblecoj uzi diversajn ilojn (formatado, funkcioj, grafikaĵoj, ktp.) Neniel malsuperas al la formato xlsx kaj superas la formaton xls.

La ĉefa kialo kial xlsb ne fariĝis la defaŭlta formato en Excel estas, ke triaj programoj malfacile povas funkcii per ĝi. Ekzemple, se vi bezonas eksporti informojn de Excel al 1C, tio eblas per dokumentoj xlsx aŭ xls, sed ne per xlsb. Sed se vi ne planas translokigi datumojn al iu ajn tria programo, tiam vi povas sekure savi la dokumenton en formato xlsb. Ĉi tio permesos al vi malpliigi la grandecon de la dokumento kaj pliigi la rapidon de laboro en ĝi.

La procedo por konservi la dosieron en la xlsb-etendo estas simila al tiu, kiun ni faris por la etendo xlsx. En la langeto Dosiero alklaku la eron "Konservi kiel ...". En la sava fenestro, kiu malfermiĝas, sur la kampo Dosiera Tipo bezonas elekti elekton "Binara Lernolibro de Excel (* .xlsb)". Tiam alklaku la butonon Konservi.

Ni rigardas la pezon de la dokumento en la sekcio "Detaloj". Kiel vi povas vidi, ĝi malpliiĝis eĉ pli kaj nun estas nur 11,6 KB.

Resumante la ĝeneralajn rezultojn, ni povas diri, ke se vi laboras kun dosiero en formato xls, tiam la plej efika maniero redukti ĝian grandecon estas konservi ĝin en modernaj formatoj xlsx aŭ xlsb. Se vi jam uzas datumojn de la dosier-etendo, por malpliigi ilian pezon, vi devas ĝuste agordi la labor-spacon, forigi troajn formatojn kaj nenecesajn ligojn. Vi ricevos la plej grandan revenon se vi plenumas ĉiujn ĉi tiujn agojn en komplekso, kaj ne limigas vin al nur unu elekto.